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Electronic Communication Guidelines

502 Bad Gateway

电子通信协作,决策,秘书长和办公室今天在工作场所发挥作用越来越重要。鉴于在院长办公室的日常工作,日常运作的核心和电子通信的普及,我们已经开发了通用的电子邮件协议和一套电子投票指引,告知我们的工作。院长努力打造的办公室遵循这些尽我们所能为指导。

我们提供的希望,文档可以全部或者部分作为其他单位或部门有用的框架,以更广阔的这些大学社区准则考虑。这些指导方针决不规定,因为有AG体育的我们认识到良好的判断的情况下将通知单个动作。然而,在阐明一套全面的准则。这些最初的尝试包括在在院长办公室的团队的所有成员可以在同意分。我们很高兴分享我们的工作。

General E-mail Protocol*
  1. 想想内容。请记住,电子邮件可能最终会被转发到其他人的组织。如果主题是一个应该闭门造车,或在工作之外进行讨论,想想这之前点击“发送”。
  2. 注意你的语气。评判和负面的色调在电子邮件中放大。避免消极的话,用积极的语言和专业。通常,一个友好的称呼缓解的方式进入帮助一个困难的要求。
  3. 用恭敬的语言。您的电子邮件通信是最有效的当语言写的尊重和合议。一般来说是合适的,包括所有的联系人信息的签名在邮件的末尾。记住,你的电子邮件是你的反映。
  4. 恰当地使用语法。有必要在所有信件使用正确的语法约定。不大写第一个单词的第一个字母一个句子,例如,传达缺乏专业性。这咩使用所有考虑喊大写字母。
  5. 简单介绍一下你自己。如果你要发送消息的人与你不经常沟通,不承担接收电子邮件的人知道你是谁,记住您见面。
  6. 避免发送电子邮件你生气的时候。愤怒可以在电子邮件的语气和语言遇到。撰写或回复邮件之前,请确保你是冷静和清醒。同样,不要贸然回复一封电子邮件让您不舒服。一个共同的原则是回应之前等待一个工作日。如果你觉得你必须在当下撰写邮件,将其保存为草稿,第二天用新的眼光重新阅读。如果情况需要立即作出反应,与之前回答另一个角度同事说话。
  7. 使用感叹号谨慎点。感叹号在企业电子邮件的最大数目为1更多的看起来不专业!
  8. 响应及时。你不需要回应每封邮件到达的瞬间。取决于电子邮件和发送者,在24小时内响应48的性质是整体的期望。如果不立即得到答复,不要以为这个人永远都不会回复。
  9. 发送前检查“到”框。特别是当使用全局地址簿,很容易在错误地插入不正确的电子邮件地址“到”字段。仔细检查你点击“发送”之前,你的消息是要正确的人。
  10. 要小心使用“CC”的。从玩弄政治“抄送”字段避免。如果别人让你感到强烈需要看到的消息,深有同感随着原始发件人。在许多情况下,这需要使用良好的判断力的。
  11. 发送或需要知道的基础上抄袭别人。点击之前“全部回复”或“抄送”,问自己,如果需要收件人的信息。如果他们不这样做,也许不发送考虑。
  12. 仔细检查内容。如果您要发送包含的事实,数字,或重要信息的消息容器,你可以考虑在发送消息之前仔细检查关键信息。
  13. 避免使用快捷键,表情符号,或显示器使用术语和缩略语。快捷键词:如“笑”,“4或”,或者“GR8”是不可接受通常,在与工作有关的电子邮件。如果你只使用缩写词有信心电子邮件的接收器是完全熟悉的英文缩写;否则,全文写出来。
  14. 在你的主题行明确。记得我们很多人每天收到几十封电子邮件。这是至关重要的主题说有足够的了解的内容,因此它可以被优先,轻松地提起。
  15. 确保描述性信息包含附件。不承担附加到附件保留不变的,电子邮件。重要信息包括:如日期,批准机构,描述性标题,会议参加者,或在附件的身体任何其他上下文信息。
  16. 考虑是否电子邮件是最合适的媒介。当话题有很多参数需要说明的是问题或需要问的是,不要通过电子邮件处理。考虑是不是困难的新闻应该通过电子邮件传递。包括来访群众的替代品在人或拿起电话。
  17. 评估你的电子邮件的重要性。不要过度使用高优先级选项。如果你这样做,人们可能不会把它当回事。
  18. 维护隐私。如果您要发送消息到一群人,你需要保护列表的隐私,可以考虑使用“密件抄送”。此外,避免给地址给第三方,除非你已经通过地址拥有者给出的明确许可。
  19. Keep it short and to the point.  Write concisely, with lots of white space, so as not to overwhelm the recipient.  The purpose of the e-mail should be stated in the first two sentences. Be clear, up front, and do not hesitate to use bullet points.  You may wish to clean up formatting such as excessive carets (>>>>); however, when an e-mail is attached to a chain of correspondence be sure to keep the entire chain as appropriate.
  20. 提供有意义的重定向在使用离开办公室功能。当你走了一天或更长的时间,你的外的办公信息重定向询问如果一个需要另一个人是能够帮助即时响应。

*Adapted from the following:

e-Voting Guidelines*

电子通讯日益普及,作为一个群体的成员实际而有效的方式来表达对话题的看法他们的。哪里有情况是适合电子投票被用来投票选举,以替代纸质投票或在人的会议。 evoting在以下情况下酌情不管是时间敏感,不能满足的委员会安排,以减少旅行时间的需求,或者当事情很简单,标准。 evoting不适合在复杂的事项,需要深入的探讨和常规使用应代替满足规范的不打交道。

当使用电子投票,下列准则形成可以接受的最佳实践的基础上:

  • 确保所有投票成员同意电子票。只要所有成员同意,通过多数投票成员通过决议具有同等效力,犹如在面对面的会议上通过。
  • 材料呈现在一个清楚和简明的格式。在会议上提交的所有材料有望明确,简洁,完整。同样的标准预计告知分发材料的电子票。
  • 让参与者知道时间表的。组成员应被告知酝酿期的和需要的响应时间。时间表将取决于事情的紧急程度和性质。
  • 共享所有通信/商议随着基。如果所有成员选择“全部回复”时,提供的意见将是使这些同时共享与所有成员和记录都将保留电子邮件交流。如果讨论变得复杂和广泛的,它可能是一个指示,此事不能没有一个面对面的会议来解决。
  • 审议期间结束时提交投票。审议期间结束后,椅子或候将启动一个电子票。小组成员将在发送给该委员会的所有成员的电子邮件投票“是”,“否”或“弃权”。电子票不应该包含在手头的事情任何额外的评论。应建议的时间表的所有成员进行投票表决。
  • 沟通结果及时。当一个电子票出去一组,是谁发起的投票应该收集回应的人。椅子或指定相吻合的选票并且传递结果到委员会。将尽一切努力做出让每个人登记投票。

 

*Adapted from the following: